Azərbaycan Respublikasının “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırması tələbini ləğv edən Konvensiya”ya qoşulması ilə əlaqədar Ədliyyə Nazirliyinin üzərinə düşən vəzifələrin icrası məqsədilə nazirlik üzrə 15.02.2005-ci il tarixli əmr verilmiş, Konvensiyanın müddəalarına uyğun olan apostilin forması təsdiq olunmuş, aidiyyəti əməkdaşlara zəruri metodiki və əməli köməklik göstərilmiş, xaricdə istifadə edilən sənədlərin qəbulu, apostilin verilməsi və qısa müddətdə qaytarılması işi təşkil edilərək ötən dövrdə 2.700-dən çox sənədə operativ və maneəsiz apostil verilmişdir.
Eyni zamanda bu sahədəki fəaliyyətin ilkin təcrübəsinin təhlili əsasında, apostilin verilməsi işini təkmilləşdirilməsi və daha dəqiq tənzimlənməsi məqsədilə “Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən şəhadətnamənin (apostilin) verilməsi Qaydası” hazırlanmış və nazirliyin Kollegiyasında müzakirə edilərək bəyənilmişdir.
1. “Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən şəhadətnamənin (apostilin) verilməsi Qaydası” təsdiq edilsin (əlavə olunur).
2. “Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən şəhadətnamənin (apostilin) verilməsi Qaydası”nın aidiyyəti işçilər tərəfindən öyrənilməsi, onun düzgün və dürüst tətbiqi təmin edilsin. (İ.K.Məmmədov).
3. Əmr aidiyyəti ədliyyə orqanlarına göndərilsin.
Əsas: Ədliyyə Nazirliyin Kollegiyasının 30.11.2005-ci il tarixli qərarı
Bu Qayda 5 oktyabr 1961-ci ildə Haaqada bağlanmış və Azərbaycan Respublikasına münasibətdə 2 mart 2005-ci ildə qüvvəyə minmiş “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”ya (bundan sonra – “Konvensiya”), “Notariat haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa və bu sahədə digər normativ hüquqi aktlara uyğun olaraq hazırlanmışdır.
Şəhadətnamə (bundan sonra – “Apostil”) Azərbaycan Respublikasının ərazisində verilmiş və Konvensiyanın iştirakçısı olan dövlətlərdən birinin ərazisində təqdim olunması nəzərdə tutulan rəsmi sənədlərə verilir.
Apostil sənədi imzalanmış şəxsin imzasının həqiqiliyini, bu şəxsin hansı qismdə çıxışı etdiyini və lazım gəldikdə həmin sənədə vurulmuş möhür və ya ştampın həqiqiliyini təsdiq edir.
Apostildə edilmiş imza, vurulmuş möhür və ştampın yenidən təsdiq edilməsi və ya leqallaşdırılması tələb olunmur.
Azərbaycan Respublikasının Ədliyyə Nazirliyi və Naxçıvan Muxtar Respublikasının ərazisində Naxçıvan Muxtar Respublikasının Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən apostil aşağıdakı sənədlərə verilir:
1. məhkəmələrin, prokurorluq və ədliyyə orqanlarının verdiyi rəsmi sənədlərə (əgər sənədi vermiş orqanın möhürünün, ştampının və vəzifəli şəxslərinin imza nümunələri məlumdursa);
2. Azərbaycan Respublikasının ərazisində notariat qaydasında təsdiq olunan sənədlərə;
3. Azərbaycan Respublikasının ərazisində vətəndaşlıq vəziyyətinin dövlət qeydiyyatına dair verilmiş sənədlərə.
Diplomatik və ya konsul idarələri tərəfindən icra edilən sənədlərə, kommersiya və ya gömrük əməliyyatlarına birbaşa aidiyyəti olan inzibati sənədlərə apostil verilmir.
Apostil sənədi imzalayan və ya onu təqdim edən istənilən şəxsin vəsatəti ilə verilir.
Hüquqi şəxsin sənədləri onun nümayəndəsinin səlahiyyətlərini təsdiq edən etibarnamə və ya dövlət reyestrindən çıxarış, yaxud təsis sənədləri təqdim edildikdə apostilin verilməsi üçün qəbul olunur.
Apostilin verilməsi üçün sənədlər Ədliyyə Nazirliyinə bilavasitə və ya nazirlik tərəfindən müəyyən edilmiş dövlət notariat kontorları vasitəsilə təqdim oluna bilər.
Apostilin verilməsi üçün fiziki və hüquqi şəxslərin bilavasitə Ədliyyə Nazirliyinin təqdim etdiyi sənədlərin qəbulu, hazır sənədlərin qaytarılması Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Notariat və VVA idarəsi, Naxçıvan Muxtar Respublikasının ərazisində Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Notariat və VVA şöbəsi tərəfindən həyata keçirilir.
Apostilin verilməsi üçün fiziki və hüquqi şəxslər dövlət notariat kontorları vasitəsilə müraciət etdikdə isə sənədlərin qəbulu, hazırlanaraq təsdiq üçün Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Notariat və VVA idarəsinə, Naxçıvan Muxtar Respublikasının ərazisində Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Notariat və VVA şöbəsinə göndərilməsi və təsdiq edildikdən sonra qaytarılması dövlət notariusları tərəfindən həyata keçirilir.
Ədliyyə Nazirliyinə bilavasitə və ya dövlət notariat kontorları vasitəsilə təqdim edilmiş sənədlər 5 iş günü müddətində yoxlanıldıqdan sonra onlara apostil verilir. Düzgün tərtib olunmamış sənədlər apostil verilmədən qaytarılır.
Apostilin verilməsi üçün təqdim edilmiş sənədlərin əlavə yoxlanılması tələb edildikdə, eləcə də sənədlərin sayı 10-dan artıq olduqda apostilin verilməsi müddət 5 gün və yə daha artıq müddətə uzadıla bilər.
Apostilin verilməsi üçün qəbul olunmuş sənədlərin icra edildikdən sonra qaytarılması vətəndaşlar tərəfindən onların şəxsiyyətini təsdiq edən sənədlər, hüquqi şəxslərin nümayəndələri tərəfindən isə müvafiq etibarnamə və ya dövlət reyestrindən çıxarış, yaxud təsis sənədləri təqdim olunduqda sənədi alan şəxsə “Şəhadətnamənin (apostil) verilməsi üçün Ədliyyə Nazirliyinə bilavasitə təqdim olunan sənədlərin qeydiyyatı kitabı”nda (1 nömrəli əlavə) imza etdirməklə həyata keçirilir. Sənədlər Ədliyyə Nazirliyinə poçtla daxil olduqda onlar apostil verildikdən sonra sifarişli məktubla qaytarılır və onların göndərilməsi barədə qəbz “Şəhadətnamənin (apostilin) verilməsi üçün Ədliyyə Nazirliyinə bilavasitə təqdim olunan sənədlərin qeydiyyatı kitabı”na əlavə edilir.
Apostilin verilməsi üçün təqdim edilən sənədlərə hər hansı əlavə məlumatın daxil edilməsinə, sona qədər tamamlanmamış sətirlərə və digər boş yerlərə xətt çəkilməsinə yol verilmir.
Tərkibi bir neçə vərəqdən ibarət olan sənədlər tikilməli, vərəqlər nömrələnməli, sənədi verən vəzifəli şəxs tərəfindən imzalanmalı və möhürlə təsdiq edilməlidir.
Apostilin verilməsi üçün notariat kontorunda hazırlanan sənədlər Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Notariat və VVA idarəsinin və Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Notariat və VVA şöbəsinin təmin etdiyi blanklarda texniki vasitələrdən istifadə etməklə tərtib olunmalıdır.
Notarius sənədlərin yüksək tərtibatını təmin etməli, qaralama, pozuntu və düzəlişlərə yol verməməlidir.
Bir neçə vərəqdən ibarət olan sənədlər eni 0,5 sm olan qırmızı və ya göy rəngli ipək lentlə tikilməli, düyünləndikdən sonra lent səhifələrin arxasında xüsusi formada zərvərəq yapışdırılmaqla bərkidilməli və onun üzərinə notariat kontorunun sıxma möhürü vurulmalıdır.
Eyni zamanda notariusun təsdiq qeydləri Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin 2000-ci il 23 avqust tarixli 148 nömrəli qərarı ilə təsdiq edilmiş formalarda kompüter vasitəsilə azərbaycan və sənədin istifadə ediləcəyi ölkənin dövlət dillərində, bu mümkün olmadıqda isə azərbaycan dili ilə yanaşı ingilis və yə fransız dilində tərtib edilməlidir.
Notariusun möhürü təsdiq qeydindən aşağıda sənədin mətninə və notariusun imzasına toxunmadan boş yerdə qoyulur.
Sənədlər Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Notariat və VVA idarəsinə və Naxçıvan Muxtar Respublikası Ədliyyə Nazirliyinin Notariat və VVA şöbəsinə A4 (21x29,7 sm) ölçülü zərflərdə sifarişli məktubla göndərilə bilər.
Apostil sənədin mətn olmayan hissəsinə və ya onun arxa tərəfinə, yaxud ayrıca vərəqdə verilir. Apostil ayrıca vərəqdə verildiyi halda, sənədlər eni 0,5 sm olan qırmızı və ya göy rəngli lentlə tikilməli, düyünləndikdən sonra lent səhifələrin arxasında xüsusi formada zərvərəq yapışdırılmaqla bərkidilməli və onun üzərinə Ədliyyə Nazirliyinin sıxma möhürü vurulmalıdır.
Apostilin verilməsi onun tərtib edilərək sənədə yapışdırılması və üzərinə Ədliyyə Nazirliyinin möhürünün vurulması yolu ilə həyata keçirilir.
Apostil blankının kserosurət çıxarma üsulu ilə hazırlanmasına yol verilmir.
Ədliyyə Nazirliyi tərəfindən sənədlərə verilən apostillər “Şəhadətnamənin (apostilin) qeydiyyatı kitabı”nda (2 nömrəli əlavə) qeydə alınmalıdır.
Həmin kitabda aşağıdakı məlumatlar göstərilməlidir:
şəhadətnamənin (apostilin) nömrəsi;
şəhadətnamənin (apostilin) tarixi;
şəhadətnamənin (apostili) imzalanmış şəxsin soyadı;
rəsmi sənədi imza etmiş şəxsin soyadı;
rəsmi sənədi imza etmiş şəxsin vəzifəsi, imza edilməmiş sənədlərə münasibətdə isə möhürü və ya ştampı vurmuş orqanın adı.
“Şəhadətnamənin (apostilin) qeydiyyatı kitabı” ilə yanaşı oradakı məlumatları əks etdirən elektron reyestri də yaradıla bilər.
Dövlət notariat kontorları vasitəsilə daxil olmuş sənədlər istisna edilməklə apostilin verilməsi üçün təqdim olunan sənədlər aşağıdakı məlumatlar göstərilməklə “Şəhadətnamənin (apostilin) verilməsi üçün Ədliyyə Nazirliyinə bilavasitə təqdim olunan sənədlərin qeydiyyatı kitabı”nda qeydiyyata alınır:
sənədin daxil olma tarixi;
sənədin adı, nömrəsi və verilmə tarixi;
rəsmi sənədi imza etmiş şəxsin soyadı;
rəsmi sənədi imza etmiş şəxsin vəzifəsi, imza edilməmiş sənədlərə münasibətdə isə möhürü və ya ştampı vurmuş orqanın adı;
sənədi təqdim edən şəxsin soyadı, adı, atasının adı və ünvanı;
şəhadətnaməni (apostili) imzalamış şəxsin soyadı;
şəhadətnaməni (apostilin) nömrəsi və verilmə tarixi;
sənədlərin qaytarılmasına dair məlumat (imza, tarix və sair).