Pozuntu və qaralaması olan, təsdiq edilməmiş əlavələri olan sənədlərin, zədələndiyinə görə mətninin oxunması mümkün olmayan, yaxud karandaşla yazılmış sənədlərin notariat hərəkətlərinin aparılması üçün qəbul edilməsi qadağandır.
Notariat qaydasında təsdiq edilən əqdlərin və sənədlərin mətnləri aydın və dürüst yazılmalı, sənədin mətninə aid olan tarixlər və müddətlər heç olmasa bir dəfə sözlərlə, hüquqi şəxslərin adları isə onların orqanlarının ünvanını göstərməklə ixtisarsız yazılmalıdır.
Fiziki şəxslərin adı, soyadı və atasının adı tam yazılmalı, onların yaşayış yeri göstərilməlidir.
İki və daha artıq ayrıca vərəqdən ibarət olan sənədlər tikilməli, nömrələnməli və möhürlə təsdiq edilməlidir.